Schatten-KI und Schulungslücken: Was die SAP-Studie für den Mittelstand bedeutet

Eine von SAP beauftragte Studie von WalkMe wirft wichtige Fragen dazu auf, wie KI-Werkzeuge in Organisationen tatsächlich genutzt werden – und vor allem, wie gut Menschen darin geschult sind.

Die zentralen Befunde:

• 73 Prozent der Beschäftigten nutzen KI-Werkzeuge ohne Wissen oder Freigabe der IT.
• Nur 7 Prozent sagen, sie seien vollständig auf die Systeme geschult, die sie täglich verwenden.
• 49 Prozent geben an, ihre Organisation verfolge nach der Einführung nicht, wie Software genutzt wird.
• Viele Organisationen tun sich schwer, den Nutzen von Digitalisierungsvorhaben zu messen.

Was ist Schatten-KI?

Schatten-KI bezeichnet die Nutzung von KI-Werkzeugen außerhalb der offiziellen Wege. Typische Beispiele:

• ChatGPT oder Ähnliches für Berichte und E-Mails
• Tabellen automatisieren über Skripte oder Plug-ins von Drittanbietern
• Persönliche KI-Konten mit Unternehmensdaten füttern, ohne Freigabe

Vor der KI gab es dafür schon einen Begriff: „Schatten-IT“, also nicht freigegebene Hardware oder Software am Arbeitsplatz. Durch das Tempo und die Reichweite von KI sind die Risiken heute allerdings größer.

Warum Schatten-KI so schnell wächst

1. KI-Werkzeuge sind leicht zugänglich – ein Browser oder Smartphone genügt.
2. Menschen wollen effizienter arbeiten – Fristen sind knapp, und große Datenmengen lassen sich mit KI deutlich schneller erschließen.
3. Offizielle Systeme hinken hinterher – Unternehmenssysteme sind selten die schnellsten oder flexibelsten. Das treibt Menschen zu Alternativen, wenn eine einfache Aufgabe im offiziellen Werkzeug zu lange dauert.

Das Ganze ist zutiefst menschlich – wir mögen Abkürzungen. Und die Absicht ist fast immer gut: Zeit sparen, Abläufe verbessern. Ohne Struktur bleibt der Nutzen allerdings begrenzt, während die Risiken real sind.

Warum das für den Mittelstand ein Problem ist

• Uneinheitliche Prozesse: Wenn alle unterschiedliche Werkzeuge ohne Abstimmung nutzen, zersplittern die Abläufe.
• Datenschutzrisiken: Sensible Daten landen in Werkzeugen, die weder geprüft noch sicher sind.
• Weniger Nachvollziehbarkeit: Geht etwas schief, ist schwer zu rekonstruieren, wo und warum.
• Keine Sicht für die Führung: Was du nicht siehst, kannst du nicht verbessern.

Anders gesagt: Du denkst vielleicht, dein Unternehmen „nutzt KI“ – aber ohne Plan holst du daraus womöglich keinen messbaren Wert.

Das größere Bild: Lücken bei der Schulung

Die Studie zeigt, dass fehlende Schulung ein Kernproblem bei der Einführung digitaler Werkzeuge ist. Nur 7 Prozent fühlen sich vollständig geschult – und Schulung findet oft nur zum Einführungszeitpunkt statt.

Daraus entstehen mehrere Probleme: Neue Kolleginnen und Kollegen bekommen nie eine formale Einarbeitung. Teams kennen neue Funktionen nicht, wenn Systeme sich weiterentwickeln. Die Nutzung stagniert – und damit der Nutzen.

Gerade im Mittelstand, wo Budgets knapp sind und viele mehrere Rollen ausfüllen, bleibt Schulung meist informell oder fällt ganz aus. Nur: Was nützt ein Werkzeug, das niemand richtig bedienen kann?

Fünf praktische Schritte

Ob du offiziell mit der KI-Einführung begonnen hast oder nicht, spielt kaum eine Rolle – die Wahrscheinlichkeit ist hoch, dass dein Team KI bereits in irgendeiner Form nutzt. Technisch gesehen führst du also bereits KI ein. Fünf Schritte, die sich aus der Studie ableiten:

1. Bestandsaufnahme machen. Erfasse, welche Werkzeuge in den Abteilungen im Einsatz sind, suche gezielt nach inoffizieller KI-Nutzung und prüfe auf Doppelungen und Risiken. So verstehst du, wie groß das Thema bei dir tatsächlich ist.

2. Werkzeuge bündeln. Setze auf Plattformen, die sich in deine bestehenden Systeme integrieren, statt auf viele Einzelwerkzeuge. Definiere freigegebene Werkzeuge, die flexibel und trotzdem sicher sind.

3. Verantwortung zuweisen. Das kann jemand aus dem Betrieb, der IT oder dem Finanzbereich sein – aber es braucht eine Person, die KI-Nutzung verantwortet, Ergebnisse beobachtet und Risiken steuert. Auch in kleinen Teams bringt eine Teilzeitrolle dafür viel.

4. Schulung dauerhaft verankern. Kurze, rollenspezifische Einheiten zu den wichtigsten Werkzeugen. Geh nicht davon aus, dass eine einmalige Einarbeitung reicht – KI-Werkzeuge entwickeln sich schnell, das Wissen deines Teams sollte mithalten.

5. Ergebnisse messen und nachsteuern. Nutze Kennzahlen: gesparte Zeit, weniger Fehler, höhere Genauigkeit. Sammle Rückmeldungen der Nutzenden und verbessere die Abläufe darauf aufbauend.

Fazit: Struktur schlägt Tempo

Die Studie sagt nicht, dass KI eine schlechte Idee ist – im Gegenteil. Sie zeigt, dass Unternehmen ohne Struktur einen großen Teil des möglichen Nutzens liegen lassen.

Für den Mittelstand ist das ein guter Anlass, die eigene digitale Landschaft durchzugehen und drei Fragen zu stellen: Nutzen wir unsere Werkzeuge wirksam? Fühlen sich unsere Leute sicher im Umgang damit? Sehen wir messbare Verbesserungen? Wenn die Antwort unklar ist, ist es Zeit für einen strukturierteren Ansatz.